Dalam sebuah perusahaan, untuk pemenuhan kebutuhan barang, biasanya ada divisi khusus yang menangani, yaitu procurement. Divisi ini bertanggung jawab terhadap pencatatan kebutuhan barang, pemesanan, negosiasi, pembayaran sampai pelaporan. Agar mudah menjalankan pekerjaan ini, staf yang bertanggung jawab bisa memanfaatkan B2B procurement.
Seperti namanya, B2B atau Business to Business merupakan transaksi jual beli dari penyedia produk kepada user yang merupakan unit usaha juga. Salah satu pembeda dengan jenis transaksi lain adalah pembelinya merupakan kelompok yang menyalurkan untuk pengguna. Jadi jual beli berlangsung antara pemilik barang dengan tim yang akan meneruskan barang tersebut kepada pengguna.
Tahapan dalam Penyediaan Barang B2B Procurement
Meski sekilas cukup rumit karena melalui beberapa tahapan, sistem pemesanan melalui marketplace ini justru membuat pekerjaan lebih simpel. Sekali mengadakan seleksi terhadap vendor, bisa menjalin kerja sama dalam jangka waktu lama. Tahapan dalam transaksi tersebut adalah:
1. Analisa kebutuhan
Sebelum melakukan pemesanan, staf procurement akan menghitung dan menganalisa kebutuhan, baik jumlah maupun jenisnya. Penghitungan bukan hanya mempertimbangkan jumlah item baru, tetapi juga pengganti item yang sudah ada namun rusak serta cadangan.
Untuk pembukaan kantor baru, biasanya procurement sudah mempunyai standar jumlah dan mempertimbangkan kapan waktu penggunaan barang sesuai dengan rencana ekspansi. Karena itu, ada yang sekaligus melakukan pemesanan dalam jumlah banyak, tergantung kebijakan perusahaan.
2. Mengumpulkan vendor potensial
Dengan semakin banyaknya pelaku usaha dalam pengadaan barang kebutuhan kantor, procurement perlu menyeleksinya terlebih dulu. Tidak jarang manajemen mengharuskan calon vendor untuk mengajukan penawaran baik jumlah, kualitas maupun harga barang.
Pihak procurement belum bisa memproses pengajuan vendor apabila tidak ada kompetitor. Dengan kata lain, biasanya perusahaan mensyaratkan minimal jumlah vendor untuk bisa melanjutkan proses seleksi.
Hanya vendor terbaik dan memenuhi syarat yang akan maju ke tahap seleksi. Karena itu, sebaiknya vendor sudah menyediakan sampel untuk bahan presentasi dan memenangkan tender.
3. Mengumpulkan informasi tentang vendor
Sebuah perusahaan tidak boleh sembarangan mengeluarkan uang untuk memenuhi kebutuhan kantor. Sebagai cara untuk menyeleksi vendor yang mengajukan kerjasama pengadaan barang dan jasa, pihak perusahaan yang diwakili oleh procurement dan bagian pembayaran perlu mengumpulkan banyak informasi.
Beberapa cara yang bisa dilakukan antara lain dengan mendatangi lokasi vendor, mengecek portofolio dan tingkat kesehatan bisnis dari vendor. Ini untuk memastikan bahwa vendor tersebut kompetitif dan profesional dalam melayani pesanan klien. Pengecekan tingkat kesehatan usaha dari vendor penting untuk meminimalkan resiko.
Jangan sampai bekerja sama dengan vendor bermasalah, apalagi yang terkait dengan pelanggaran hukum karena procurement yang menjalin kerja sama bisa tersangkut. Hal ini bukan hanya akan memperlambat pengadaan barang dan jasa tetapi juga mengganggu reputasi perusahaan.
4. Merumuskan bentuk kerja sama
Vendor sebagai rekanan dalam transaksi B2B merupakan pihak yang akan bekerja sama dengan perusahaan melalui tim procurement. Perumusan sistem dan jenis kerja sama sangat penting agar semua proses berjalan lancar dan transparan.
Beberapa jenis strategi kerja sama yang biasanya ditawarkan adalah pembelian langsung berdasarkan penawaran dengan proposal atau Request for Proposal (RFP). Bisa juga dalam bentuk RFQ atau Request for Quote untuk memenuhi kebutuhan. selain itu dapat berupa akuisisi atau juga kemitraan. Jenis kerja sama merupakan kesepakatan antara vendor dan perusahaan.
5. Implementasi kesepakatan
Berikutnya, tahap yang dijalankan adalah implementasi atau perwujudan kesepakatan kerja sama. Apakah dengan cara vendor mengajukan proposal, perusahaan melakukan request pengadaan barang atau sistem lain.
Kadang, dalam kerja sama ini vendor bisa mengakses beberapa data penting dari perusahaan, seperti rencana ekspansi atau target produksi tahunan untuk menghitung pemenuhan bahan.
6. Negosiasi
Tahap terakhir yang dilakukan dalam menggunakan B2B oleh procurement adalah melakukan negosiasi dan dilanjutkan dengan pengambilan keputusan. Vendor yang mengajukan proposal pengadaan perlu melakukan follow up dan menunggu respon dari procurement. Sebaliknya, jika yang mengajukan pengadaan barang dari procurement ke vendor, maka perlu menghubungi lagi.
Selanjutnya kedua pihak bertemu dan negosiasi untuk mendapatkan barang sesuai kualitas, kuantitas, waktu pengadaan dan harga. Hal ini sangat penting agar bisa mendapat ketepatan pelayanan. Barang berkualitas tidak akan ada manfaatnya jika terlambat datang ke perusahaan yang membutuhkan.
Sistem B2B oleh vendor dan procurement ini menjadikan semua jelas dan pihak yang dirugikan bisa meminta pertanggung jawaban. Setelah terjadi kesepakatan harus dibuat MoU antara dua belah pihak
Menggunakan B2B bagi procurement dalam proses pengadaan barang pada awalnya terlihat ribet dan makan waktu. Namun jika sudah berjalan justru bisa meringankan tugas procurement karena vendor terpilih sudah memahami kebutuhan perusahaan.
Bagi vendor keuntungannya adalah bisa memasarkan produk dalam jumlah besar dan jangka panjang jika terjadi kesepakatan dengan perusahaan.
Untuk memperlancar transaksi bisa menggunakan pihak ketiga, yaitu marketplace. Salah satu marketplace terpercaya yang menangani proses B2B adalah Blibli. Blibli sudah berpengalaman memfasilitasi transaksi antara vendor dan perusahaan sehingga kedua pihak mendapat keuntungan.
Bagi perusahaan yang membutuhkan barang kebutuhan kantor bisa menggunakan Blibli sebagai mitra. Begitu juga dengan vendor, bisa memanfaatkan marketplace Blibli untuk memasarkan produk ke berbagai perusahaan. B2B procurement terpercaya, Blibli bisa membantu untuk memudahkan dalam pengadaan barang dan jasa bagi semua perusahaan.
